การดำเนินงานในกระบวนการขอวีซ่าสำหรับนักศึกษา อยู่ภายใต้กรอบการดำเนินงานร่วมกันของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ดังนี้
1. สำนักงานตรวจคนเข้ำเมือง
สำนักงานตรวจคนเข้าเมือง มีภารกิจในการตรวจบุคคลและยานพาหนะที่เดินทางเข้ามาและออกไปนอกราชอาณาจักร เปรียบเสมือนประตูของประเทศ รวมทั้งให้บริการคนต่างด้าวขณะพำนักอยู่ และเป็นแนวหน้าในการรักษาความมั่นคงของประเทศ จึงเป็นหน่วยงานที่มีภารกิจทั้งงานการให้บริการในการเดินทางข้ามแดนและการรักษาความมั่นคงของประเทศ ในการสกัดกั้นบุคคลต้องห้าม หรือไม่พึงประสงค์ มิให้เดินทางเข้ามาในหรือออกไปนอกราชอาณาจักรได้ รวมทั้งป้องกันภัยคุกคามต่อความมั่นคงในรูปแบบต่าง ๆ โดยมีอำนาจหน้าที่ ดังนี้
- อำนวยการด้านยุทธศาสตร์ให้สำนักงานตำรวจแห่งชาติในการวางแผน ควบคุม ตรวจสอบ ให้คำแนะนำ และเสนอแนะการปฏิบัติงานตามอำนาจหน้าที่ของสำนักงานตรวจคนเข้าเมือง
และหน่วยงานในสังกัด - ปฏิบัติงานตามประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาความอาญา กฎหมายว่าด้วยคนเข้าเมือง กฎหมายว่าด้วยการทะเบียนคนต่างด้าว กฎหมายว่าด้วยการป้องกันและปราบปรามการค้ามนุษย์
และกฎหมายอื่นอันเกี่ยวกับความผิดทางอาญาทั่วราชอาณาจักร - ปฏิบัติงานร่วมกับหรือสนับสนุนการปฏิบัติงานของหน่วยงานอื่นที่เกี่ยวข้อง หรือได้รับมอบหมาย
ส่วนภารกิจและความรับผิดชอบในการให้บริการที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการขอวีซ่าสำหรับนักศึกษา (การขออยู่ต่อในราชอาณาจักรเป็นการชั่วคราวของคนต่างด้าวที่ได้รับการตรวจลงตราประเภทคนอยู่ชั่วคราว หรือ Non-Immigrant Visa) ซึ่งจะอยู่ในอำนาจหน้าที่ของกองกำกับการ 2 กองบังคับการตรวจคนเข้าเมือง 1 โดยมี หน้าที่และความรับผิดชอบ ตามระเบียบสำนักงานตำรวจแห่งชาติว่าด้วยการกำหนดอำนาจหน้าที่ของส่วนราชการ สำนักงานตำรวจแห่งชาติ (ฉบับที่ 16) พ.ศ. 2562 ดังนี้
- การดำเนินการเพื่อขออยู่ต่อในราชอาณาจักรเป็นการชั่วคราวของคนต่างด้าว ที่ได้รับการตรวจลงตราประเภททูต ประเภทราชการ ประเภทคนอยู่ชั่วคราว ประเภทนักท่องเที่ยว ประเภทคนเดินทางผ่านราชอาณาจักร คนต่างด้าวที่ได้รับการยกเว้นการตรวจลงตรา และได้รับการตรวจลงตรา ณ ด่านตรวจคนเข้าเมือง รวมถึงคนต่างด้าว ซึ่งได้รับการตรวจลงตรานอกเหนือจากที่กล่าวมา
- งานดำเนินการเกี่ยวกับการเพิกถอนการอนุญาตให้อยู่ในราชอาณาจักรเป็นการชั่วคราว
ในความรับผิดชอบ - งานดำเนินการเกี่ยวกับการรับแจ้งการเข้าพักอาศัยของคนต่างด้าว และกรณีหนังสือเดินทางของคนต่างด้าวสูญหาย
- งานอื่น ๆ ที่ผู้บังคับบัญชามอบหมาย
ทั้งนี้ การขออยู่ต่อในราชอาณาจักรเป็นการชั่วคราวของคนต่างด้าว สามารถยื่นคำร้องขออนุญาตอยู่ต่อได้ที่สำนักงานตรวจคนเข้าเมือง โดยมีสำนักงานทั้งในกรุงเทพมหานครและต่างจังหวัด
2.กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ
ตามกฎกระทรวงแบ่งส่วนราชการกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ พ.ศ. 2545 กำหนดให้ กรมการกงสุล มีภารกิจเกี่ยวกับการดำเนินการด้านการกงสุล โดยการเสนอความเห็นเกี่ยวกับนโยบายและแผนงานด้านการกงสุล กำหนดระเบียบด้านการกงสุล ประสาน สนับสนุนการทำงานของสถานเอกอัครราชทูต สถานกงสุลใหญ่ และสถานกงสุลกิตติมศักดิ์ของไทยในต่างประเทศ เพื่อปกป้อง คุ้มครอง ดูแลและช่วยเหลือคนไทยและผลประโยชน์ของคนไทยในต่างประเทศให้ทั่วถึง โดยให้มีอำนาจหน้าที่ดังต่อไปนี้ (กระทรวงการต่างประเทศ, 2565)
- เสนอความเห็นเพื่อกำหนดนโยบายและแผนด้านการกงสุล รวมทั้งกำหนดระเบียบด้านการกงสุล
- ประสาน สนับสนุน และกำกับ ดูแลสถานเอกอักรราชทูต สถานกงสุลใหญ่ และสถานกงสุลกิตติมศักดิ์ของไทยในต่างประเทศ ตลอดจนประสานงานและให้ความร่วมมือกับหน่วยราชการของไทยทั้งในประเทศและต่างประเทศในการดำเนินงานเกี่ยวกับการกงสุลให้เป็นไปตามกฎหมายและระเบียบของทางราชการทั้งนี้ โดยสอดคล้องกับอนุสัญญากรุงเวียนนาว่าด้วยความสัมพันธ์ทางการกงสุล พ.ศ. 2506 สนธิสัญญา ความตกลงระหว่างประเทศ และกฎเกณฑ์แห่งกฎหมายจารีตประเพณีระหว่างประเทศ
ที่เกี่ยวกับงานด้านการกงสุล - ดำเนินการเกี่ยวกับหนังสือเดินทางและเอกสารการเดินทางให้แก่คนสัญชาติไทย
- ดำเนินการเกี่ยวกับการตรวจลงตราและเอกสารการเดินทางสำหรับคนต่างด้าว
- ดำเนินการเกี่ยวกับการคุ้มครอง ดูแล รักษาผลประโยชน์และช่วยเหลือคนสัญชาติไทยและนิติบุคคลสัญชาติไทย รวมทั้งเรือและอากาศยานไทยในต่างประเทศ
- ดำเนินการเกี่ยวกับงานสัญชาติ งานนิติกรณ์ งานทะเบียนราษฎร์และทะเบียนครอบครัวคนไทยในต่างประเทศ และเรื่องอื่น ๆ ตามอำนาจหน้าที่ที่บัญญัติไว้ในกฎหมายและระเบียบของทางราชการ ตลอดจนการดำเนินการเกี่ยวกับความร่วมมือระหว่างประเทศในกระบวนการยุติธรรม
- กำหนดอัตราค่าธรรมเนียม ค่าทำการ และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ในงานที่เกี่ยวกับการกงสุลตามที่บัญญัติไว้ในกฎหมายและประกาศของกระทรวงฯ
- ปฏิบัติการอื่นใดตามที่กฎหมายกำหนดให้เป็นอำนาจหน้าที่ของกรมหรือตามที่กระทรวงหรือคณะรัฐมนตรีมอบหมาย
กองตรวจลงตราและเอกสารเดินทางคนต่างด้าวของสถานกงสุล ณ ต่างประเทศ
มีบทบาทและหน้าที่ดำเนินการเกี่ยวกับงานการตรวจลงตรา และการออกเอกสารการเดินทางสำหรับคนต่างด้าว รวมถึงการปฏิบัติงานร่วมกับหรือสนับสนุนการปฏิบัติงานของหน่วยงานอื่นที่เกี่ยวข้องหรือที่ได้รับมอบหมาย และมีบทบาทสำคัญในการขอวีซ่านักศึกษาสำหรับผู้ที่ต้องการไปศึกษาต่อต่างประเทศ โดยมีหน้าที่หลักดังนี้
- การให้ข้อมูลและคำแนะนำ โดยสถานทูต หรือกรมการกงสุลจะให้ข้อมูลเกี่ยวกับประเภทของวีซ่านักศึกษา ขั้นตอนการสมัคร เอกสารที่ต้องใช้ และข้อกำหนดในการขอวีซ่า เพื่อให้ผู้สมัครเตรียมตัวอย่างครบถ้วน
- การตรวจสอบเอกสาร สถานทูต หรือกรมการกงสุลจะดำเนินการตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารที่ผู้สมัครยื่น เช่น หนังสือเดินทาง จดหมายตอบรับจากสถาบันการศึกษา หลักฐานการเงิน และประวัติการศึกษา เพื่อให้มั่นใจว่าผู้สมัครมีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนด
- การสัมภาษณ์ผู้สมัคร สำหรับวีซ่าบางประเภท สถานทูตจะมีการนัดสัมภาษณ์ผู้สมัครเพื่อยืนยันเจตนาและความตั้งใจที่จะศึกษาต่อในต่างประเทศ และตรวจสอบว่าผู้สมัครมีความเข้าใจในข้อกำหนดต่าง ๆ ของประเทศนั้น ๆ
- การตรวจสอบประวัติ ของผู้สมัครเพื่อให้มั่นใจว่าผู้สมัครไม่มีประวัติอาชญากรรม หรือประวัติไม่เหมาะสมที่จะได้รับวีซ่า
- การอนุมัติหรือปฏิเสธวีซ่า ภายหลังจากตรวจสอบเอกสารและสัมภาษณ์เสร็จสิ้น หน่วยงานที่เกี่ยวข้องจะเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะอนุมัติหรือปฏิเสธการขอวีซ่าของผู้สมัคร
- การให้คำแนะนำเพิ่มเติม สถานทูตหรือกรมการกงสุลจะให้คำแนะนำเกี่ยวกับการเดินทางการปฏิบัติตนในประเทศนั้น ๆ รวมถึงข้อกำหนดของวีซ่า เช่น การทำงานพิเศษ ข้อกำหนดด้านเวลาหรือสิทธิประโยชน์ที่ได้รับ
3. กระทรวงการอุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจัยและนวัตกรรม
พ.ร.บ. การศึกษาแห่งชาติ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2562 ระบุถึงอำนาจหน้าที่ของกระทรวงการอุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจัยและนวัตกรรม (อว.) ไว้ว่า มีอำนาจหน้าที่เกี่ยวกับการส่งเสริม สนับสนุน และกำกับการอุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ การวิจัยและการสร้างสรรค์นวัตกรรม เพื่อให้การพัฒนาประเทศเท่าทันการเปลี่ยนแปลงของโลกและราชการอื่นตามที่มีกฎหมายกำหนดให้เป็นอำนาจหน้าที่ของ อว. หรือส่วนราชการที่สังกัด โดยให้มีคณะกรรมการการอุดมศึกษา มีหน้าที่พิจารณาเสนอนโยบาย แผนพัฒนาและมาตรฐานการอุดมศึกษาที่สอดคล้องกับความต้องการตามแผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติและแผนการศึกษาแห่งชาติ การสนับสนุนทรัพยากร การติดตาม ตรวจสอบ และประเมินผลการจัดการศึกษาระดับอุดมศึกษา โดยคำนึงถึงความเป็นอิสระและความเป็นเลิศทางวิชาการของสถานศึกษาระดับปริญญาตามกฎหมาย ว่าด้วยการจัดตั้งสถานศึกษาแต่ละแห่งและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง…” (ราชกิจจานุเบกษา, 2562)
โครงสร้างและภารกิจของ อว. ประกอบด้วยส่วนราชการ (1) สำนักงานรัฐมนตรี (2) สำนักงานปลัดกระทรวง (3) กรมวิทยาศาสตร์บริการ (4) สำนักงานการวิจัยแห่งชาติ (5) สำนักงานปรมาณูเพื่อสันติ (6) สถาบันอุดมศึกษาของรัฐที่เป็นส่วนราชการ โดยส่วนราชการตาม (2) (3) (4) และ (5) มีฐานะเป็นนิติบุคคลและเป็นกรมตามกฎหมายว่าด้วยระเบียบบริหารราชการแผ่นดิน และส่วนราชการตาม (6) มีฐานะเป็นนิติบุคคล และมีระเบียบบริหารราชการตามกฎหมายว่าด้วยการจัดตั้งสถาบันอุดมศึกษานั้น
ทั้งนี้ อว. ได้มอบอำนาจให้มหาวิทยาลัยเป็นผู้กำกับดูแลนักศึกษาต่างชาติ และกำหนดคุณสมบัติในการยื่นขอวีซ่าจากนักศึกษาต่างชาติที่ประสงค์จะขอศึกษาต่อในประเทศไทย โดยมหาวิทยาลัยต้องมีเจ้าหน้าที่คอยดูแลนักศึกษาต่างชาติ และในส่วนนี้มหาวิทยาลัยจะให้บริการนักศึกษาด้านวีซ่าด้วย ซึ่ง อว. โดยสำนักงานปลัดกระทรวงจะเป็นผู้ตรวจสอบติดตามและประเมินผล จัดทำข้อเสนอนโยบายและแผนด้านการอุดมศึกษาเพื่อผลิตและพัฒนากำลังคนของประเทศตามระเบียบการบริหารราชการตามกฎหมาย
4. มหาวิทยาลัย (กองวิเทศสัมพันธ์)
มหาวิทยาลัย โดยกองวิเทศสัมพันธ์ เป็นหน่วยงานหลักที่รับผิดชอบดูแลงานด้านต่างประเทศของมหาวิทยาลัย ส่งเสริมความร่วมมือระหว่างประเทศในหลากหลายมิติ ทั้งด้านการศึกษา วิจัย และนวัตกรรม การแลกเปลี่ยนนักศึกษาและบุคลากรจากทั่วโลก การดูแลนักศึกษาต่างชาติในด้านการประสานงานด้านต่างประเทศ รวมถึงการให้ข้อมูลคำแนะนำเกี่ยวกับการขอวีซ่า การต่อวีซ่า และการจัดกิจกรรมต้อนรับ เพื่อช่วยให้นักศึกษาปรับตัวเข้ากับชีวิตในมหาวิทยาลัยและประเทศไทย โดยกองวิเทศสัมพันธ์ มีภารกิจหลัก ดังนี้
- สร้างความร่วมมือกับนานาชาติ โดยการส่งเสริมความสัมพันธ์กับองค์กร หน่วยงานต่างประเทศ และสถาบันวิชาการทั้งในและต่างประเทศ ผ่านการติดต่อประสานงานและการพิจารณาความร่วมมือ
ทางวิชาการ เพื่อสนับสนุนการศึกษาและการพัฒนามหาวิทยาลัยสู่มาตรฐานสากล - จัดการข้อมูลสารสนเทศและพัฒนาแผนงานด้านการศึกษา โดยการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อการจัดทำแผนพัฒนา รวมถึงการจัดทำแผนแม่บท แผนพัฒนาการศึกษา แผนงบประมาณ
และผังแม่บทที่รองรับการพัฒนาทางกายภาพของมหาวิทยาลัย โดยมีการติดตามและประเมินผลอย่างเป็นระบบ - ประสานการดำเนินงานศูนย์อาณาบริเวณศึกษาและส่งเสริมศูนย์อาณาบริเวณศึกษาในฐานะศูนย์กลางการแลกเปลี่ยนความรู้และความเชี่ยวชาญกับต่างประเทศ เพื่อเสริมสร้างศักยภาพการศึกษา
และการวิจัยภายในมหาวิทยาลัย - จัดทำเอกสารและเผยแพร่ข้อมูล ทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย เพื่อให้ข้อมูลข่าวสาร การวิจัย และการพัฒนาของมหาวิทยาลัยสู่สาธารณชน
- การให้คำปรึกษาและอำนวยความสะดวกแก่ผู้เชี่ยวชาญ นักศึกษา และชาวต่างชาติที่มาเยือนมหาวิทยาลัย รวมถึงจัดการเรื่องพิธีการ การแปลเอกสาร และการติดต่อประสานงานต่าง ๆ เพื่อสร้างภาพลักษณ์ที่ดีของมหาวิทยาลัย
